Nykypäivänä yhä useampia palveluja tarjotaan monipuolisesti useiden kanavien kautta - lähipalveluna tai verkossa. Perinteisinä pidetyt palvelut muuttavat muotoaan ja tarvitaan uudenlaisia työkaluja ratkaisemaan uuden ajan ongelmia. Samat vanhat prosessit täytyy suorittaa verkossa luotettavasti ja turvallisesti, mutta myös kätevästi käyttäjien näkökulmasta. Asiakkaat ja kuluttajat odottavat ja arvostavat laadukkaita ja nykyaikaisia palveluja kaikilla elämän osa-alueilla verkko-ostoksista terveydenhuoltoon. Näiden palvelujen tarjoaminen on myös helpompaa kuin koskaan.
Miksi et siis tutustuisi sähköisen allekirjoituksen tuomiin mahdollisuuksiin! Tässä artikkelissa kerromme mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa, mitä se mahdollistaa sähköisessä asioinnissa ja miten sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä ja toteuttaa. Sähköinen allekirjoitus on yksi hyödyllisimmistä moderneista työkaluista lainvoimaisten sopimusten todentamiseen ilman fyysisen läsnäolon vaatimusta.
Mikä sähköinen allekirjoitus?
Mitä eroa on sähköisellä ja elektronisella allekirjoituksella? Missä tilanteissa niitä kannattaa hyödyntää? Kun puhutaan dokumenttien allekirjoittamisesta sähköisesti on hyvä ymmärtää käsitteiden erot ja eri allekirjoitustapojen käyttötarkoitukset.
Sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittajan henkilöllisyys vahvistetaan aina vahvalla tunnistautumisella. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että henkilö tunnistautuu palveluun joko verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja allekirjoittaa sen jälkeen asiakirjan. Nordhealth Connectissa dokumenttien allekirjoittaminen tapahtuu juuri sähköisellä allekirjoituksella eli vahvan tunnistautumisen kautta. Se on helppo ja luotettava tapa hoitaa erilaisten dokumenttien allekirjoittaminen.
Elektroninen allekirjoitus tarkoittaa sitä, että henkilö allekirjoittaa sähköisen dokumentin esimerkiksi hiiren tai sormen avulla. Allekirjoittajan henkilöllisyyttä ei varmisteta vahvalla tunnistautumisella. Elektroninen allekirjoitus sopii tilanteisiin, joissa osapuolet tuntevat toisensa hyvin ja luottavat toisiinsa. Sitä voidaan hyödyntää myös silloin kun dokumenttiin tarvitaan allekirjoituksia eri maista. Kaikissa maissa ei ole käytössä samanlaisia vahvan tunnistautumisen menetelmiä kuin Suomessa, joten vahvalla tunnistautumisella tehtävä sähköinen allekirjoitus ei niissä ole mahdollista. Sähköinen ja elektroninen allekirjoitus ovat juridisesti yhtä sitovia.
Laki sähköisistä allekirjoituksista tuli voimaan jo vuonna 2003. Siinä todettiin sähköisen allekirjoituksen olevan vähintään yhtä luotettava kuin perinteinen allekirjoitus. Konsepti ei siis itsessään ole uusi, mutta sen saavutettavuus suurelle joukolle palveluntarjoajia on mullistunut tähän päivään mennessä. Sähköinen allekirjoitus ei ole enää vain suurten julkisen hallinnon toimijoiden työkalu ja etuoikeus, vaan saatavissa jokaisen toimijan ulottuville.
Sähköinen allekirjoitus terveydenhuollossa ja etäkuntoutuksessa
Sähköisellä allekirjoituksella on monia hyötyjä kuntoutuksen- ja terveydenhuollon alalla. Palvelutarjontaa voidaan laajentaa ja toteuttaa ajasta ja paikasta riippumattomia palveluita noudattaen byrokraattisia vaatimuksia. Asiakkaat voivat nopeasti, kätevästi ja paikasta riippumatta, mutta myöskin lailliset ja tietoturvaan liittyvät vaatimukset täyttäen allekirjoittaa esimerkiksi hoito- tai asiakkuussopimuksen. Mahdollisuus sähköiseen allekirjoituksen tuo ennennäkemätöntä joustoa terapia- ja kuntoutustyön kulkuun.
Epäilemättä, perinteisille paperisopimuksille on edelleen aikansa ja asiakaskuntansa. Paras puoli uusissa, digitaalisissa työkaluissa ei olekaan vanhojen palveluiden korvaaminen, vaan niiden monipuolistaminen. Monipuoliset palvelut palvelevat monipuolisia asiakkaita ja näin useampi henkilö löytää tarvitsemansa palvelun äärelle. Tämä on sekä yrityksen että kuluttajan etu.
Paperisten dokumenttien määrä on yleensä suuri ja työllistää arkistoinnin ja hävinneiden asiakirjojen saralla. Palveluntuottajat ovat velvoitettuja tekemään asiakkaan kanssa kirjallisia sopimuksia sekä dokumentoimaan asioita. Tällaisia sopimuksia voivat olla esimerkiksi palvelu-, terapia- ja asiakassopimukset ja sopimus etäkuntoutusmenetelmien käytöstä sekä erilaiset luvat esimerkiksi valokuvaukseen, videoimiseen, tietojen hankintaan ja lähettämiseen. Sähköinen dokumenttien hallinta ja allekirjoitus voikin sujuvoittaa päivittäistä työtä huomattavasti sekä asiakaskontaktin yhteydessä että taustatyön parissa. Paperin vähentäminen on ympäristöystävällinen ratkaisu ja sillä voi saavuttaa myös kustannussäästöjä.
Miten käytän sähköistä allekirjoitusta Nordhealth Connectissa?
Sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus on Nordhealth Connectissa kätevästi integroitu Dokumentit -toimintoon. Dokumentit saat käyttöön Nordhealth Connect Pro-käyttäjänä. Ladattuihin PDF -asiakirjoihin voidaan pyytää asiakkaan allekirjoitus dokumentin jakamisen yhteydessä. Voit ladata tärkeät ja yleisesti käytetyt dokumentit suoraan dokumenttipankkiin, josta niitä on helppo jakaa uudelleen ja uudelleen tarvittaessa. Myös yksityisempien, asiakaskohtaisten dokumenttien lisääminen on mahdollistettu.
Allekirjoitettavaksi tarkoitetusta asiakirjasta lähtee aina ilmoitus asiakkaalle sähköpostiin. Näin asiakas pääsee suoran linkin kautta aloittamaan allekirjoitusprosessin ja jatkamaan vahvaan tunnistautumiseen. Kun asiakas on allekirjoittanut asiakirjan, saa ammattilainen ilmoituksen ohjelmaan.
Onko sinulla tarvetta pyytää asiakkailta allekirjoituksia erilaisiin asiakirjoihin sähköisesti? Laita meille sähköpostia (connect-sales@nordhealth.com) niin kerromme lisää sähköisestä allekirjoituksesta ja muista palvelun ominaisuuksista.
.svg)